出口企业收到主管税务机关发出的《出口退（免）税核查函调通知》是常见事项，这通常意味着税务机关需要对单笔或关联业务的真实性进行核实。企业无需过度紧张，但必须高度重视，采取系统、专业的步骤应对。
第一步：立即响应与内部梳理
收到函调通知后，首要任务是核对函件内容。明确发函税务机关、函调编号、涉及的具体出口业务（通常关联到报关单号、发票号）、核查要求及回复时限。立即组建由财务、外贸、单证人员组成的应对小组，将责任落实到人。
迅速调取并整理函调所涉业务的全套原始单证与资料。这通常包括：
- 出口货物报关单（退税联）原件或电子数据
- 增值税专用发票（抵扣联）或全电发票信息
- 外贸合同或订单
- 物流提运单、海运提单等运输单据
- 收汇凭证（银行收汇水单）
- 与供货企业相关的采购合同、付款凭证等
将所有资料按照业务链条和时间顺序进行整理归档，确保逻辑清晰、证据链完整。
第二步：针对性核查与准备说明
税务机关函调的核心是核实业务的真实性，防止骗税。企业应围绕以下几个关键点进行自查：
货物流真实性
核查货物是否真实生产、真实出口。准备货物的生产记录、出厂记录、运输至港口的记录、集装箱号等证据。确保报关信息与实际出口货物完全一致。
发票流与资金流一致性
核对从供货方取得的增值税专用发票内容（品名、数量、金额）是否与报关单、采购合同一致。核查向供货方支付货款的银行凭证，确保资金流向与发票开具方一致，且金额匹配。同时，核查国外客户的付款记录是否已收汇。
供货企业情况
了解供货企业的生产经营状况，确认其是否具备生产或销售所购货物的能力。必要时可联系供货商，请其配合提供其自身的生产证明、原材料采购等辅助资料。
根据自查情况，起草一份书面说明。说明应清晰陈述该笔业务的背景、交易流程，并直接回应税务机关在函调中提出的具体疑问，附上相关证据的索引。
第三步：规范回复与后续跟进
严格按照函件要求的时限，将整理好的书面说明、以及对应单证资料的清晰复印件（加盖企业公章），通过指定方式（如邮寄、上门提交）送达发函税务机关。确保资料齐全、签章清晰、装订有序。
提交资料后，主动与主管税务机关的经办人员保持礼貌、顺畅的沟通，了解核查进度。如果税务机关在审核回复资料后提出新的疑问或需要补充材料，务必在规定时间内再次提供。
若核查确认业务真实合规，相关出口退税将正常办理。企业应将此过程所有往来文书、提交资料副本妥善存档，以备后续查阅，并借此优化内部单证管理流程。
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