办理出口退税的核心依据是出口报关单与相应的进货凭证。进货凭证直接证明了企业为出口货物实际支付了货款并负担了进项税，是计算退税额和验证业务真实性的关键文件。税务部门对进货凭证的审核极为严格，任何不合规之处都可能导致退税延迟甚至被拒。
一、基本形式要求
合法有效的进货凭证主要指增值税专用发票，或从农业生产者购进免税农产品时开具的农产品销售发票、收购发票。普通发票通常不能作为退税依据。
增值税专用发票的具体要求
- 发票必须通过增值税发票综合服务平台进行“退税勾选”或“代办退税勾选”确认，不得用于抵扣进项税额。
- 发票联次齐全，项目填写完整、清晰。购货方名称、纳税人识别号必须与申报退税的企业完全一致。
- 商品名称、规格型号、单位、数量、金额必须与出口货物报关单上的信息逻辑匹配。
- 发票上的单价、总金额需与企业实际支付货款的银行流水相匹配。
二、内容与逻辑一致性要求
凭证内容必须与出口业务的其他单据构成完整的证据链条。
- 商品匹配：进货凭证上的货物名称、计量单位应与报关单信息相符。若存在品名缩写或俗称，需能提供合理解释或辅助证明。
- 数量与金额匹配：进货数量应大于或等于出口数量，进货金额是计算退税额的基础，其合理性会受到关注。
- 时间逻辑合理：进货凭证的开具日期通常应早于出口报关日期，证明货物是先购入再出口。长期倒置可能引发稽查。
三、其他重要要求与注意事项
对供货方的要求
提供发票的供应商应为合法的增值税纳税人。若供货方被税务机关认定为非正常户或存在虚开等税收违法行为，其开具的发票将不能用于退税，已退税款项可能被追回。
凭证的取得时限
企业应在申报退税的所属期内收齐进货凭证。如因特殊原因未及时取得，需在相关免税或征税政策到期前取得，否则可能转为免税或征税出口。
委托加工与视同自产
对于委托加工后收回出口的业务，需同时提供加工费发票以及加工前的原材料采购发票。符合“视同自产”条件的货物出口，其进货凭证的审核标准与自产货物类似，但需额外满足国家税务总局规定的具体条件。
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